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如何利用时间四象限法则制作工作计划表

如何利用时间四象限法则制作工作计划表

通过思维导图，可以全面系统的对我们的工作进行计划，准确的说，这更像是一种思维方法，而我们在用手账进行时间管理时，最常用的是四象限计划表，四象限计划表更贴近工作中的执行阶段，让我们的工作更有行动力。
时间“四象限法则”由美国管理学家科维提出，是比较常用的时间管理理论之一，本节所讲内容就是通过“四象限法则”制作工作计划表，在工作的时候就会清楚先做什么后做什么，从而有效提高效率。
四象限法则把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，分为四个“象限”：
Ø 既紧急又重要（红色）
Ø 重要但不紧急（蓝色、绿色、黑色）
Ø 紧急但不重要（红色）
Ø 既不紧急也不重要 （蓝色、绿色、黑色）
说明：
v 既紧急又重要的事项用红色字体记录；
v 重要但不紧急的工作事项用蓝色字体记录，私事用绿色字体记录，杂事用黑色字体记录；
v 紧急但不重要的事项也用红色字体记录；
v 既不紧急也不重要的工作事项用蓝色字体记录，私事用绿色字体记录，杂事用黑色字体记录。
很多人在使用四象限法则的时候陷入了一个误区，以为我们首先要做的是重要而紧急的事情，实则不然，我对四个象限的工作进行了分类：
第一象限：
重要而且紧急：已经逼近截止时间的工作，直接影响全局工作的问题
处理原则：立刻去做
目的：挽救工作计划陷入困境的情况
第二象限：
重要但不紧急：计划内的工作、能够明显提升工作效率的事
处理原则：集中时间精力去处理
目的：避免工作计划被打乱
第三象限：
不重要但紧急：临时工作
处理原则：委托他人去做
目的：避免自己陷入忙碌又盲目的工作状态中
第四象限：
不重要又不紧急的工作：休闲娱乐事务
处理原则：尽量别做，工作时间内务必禁止
目的：放松身心，但不可过度
我们发现，在实际工作中，我们“做计划”的部分，应该是第二象限“重要但不紧急”的工作，这个部分才是我们工作的重心，也是我们提前规划好的事务。往往是因为我们没有按计划去处理这一部分的工作，导致这些工作变成了第一象限即“重要又紧急”的工作，一旦出现这种情况，那说明两个问题：一是第二象限的工作计划不合理，或超出我们的工作能力，或执行不到位；二是我们在第三、第四象限花费了太多时间。无论是哪种情况，我们要做的就是立刻补救，完成第一象限的工作后，让工作计划回归正轨，只有不断执行“重要但不紧急”的工作，才是正确的四象限工作法。
四象限工作法也有一些变种，我们在使用“重要”“紧急”这两个概念的时候，会发现经常难以判断一件事是不是重要紧急，这个程度很难把握，最后导致我们有三四件重要紧急的事，却不知道应该先做哪一个。再者，重要紧急是一种动态变化的过程，现在紧急重要的时间很可能因为领导一句话就变成不重要不紧急了。如果经常遇到这种情况，我们可以用第二种四象限计划表。
当我们去判断事情的重要和紧急程度的时候，其实，可以考虑收益和持久性的关系：
所谓收益，指的是完成这件事情后，能给自己带来回报的大小。这个回报包括金钱物质，也包括个人能力如知识、健康、情感等方面的提高。
所谓持久，指的是收益随着时间增减的速度，越持久的收益，衰减得越慢。
按照上图可以区分出各种各样事项的划分：
高收益且收益持久：学习一项技能，掌握一种思维方法（比如阅读这本书）， 进行工作规划等
高收益但收益不持久：购买奢侈品， 跟朋友打牌赢钱，打游戏获得高分
低收益且收益不持久：刷微博刷朋友圈，没有明确目标地逛淘宝，买西瓜为了一块钱讨价还价半小时
低收益但收益持久：背了一个单词，弄懂公司的一项工作流程，学会一个提升工作效率的小技巧
这种四象限工作法的重心是：坚持做收益持久的事，无论大小。这种工作思路的优势在于，收益持久的事情往往可以叠加，随着每一次收益的累积，最终会发生质变的效果。如果现在你面对三件“重要且紧急”的事情，别想太多，找收益最持久的那件事做。
同时，我们要反省一下日常的工作中最常做的是哪一种，如果是以收益期短的工作为主，那就要注意了，长此以往，我们不仅会一直陷入盲目忙碌的状态，个人能力也得不到提高。
除去这两种四象限工作法之外，我们还有一种四象限分类法，主要用于回顾总结自身的工作。
主动去做且长期稳定：每天每周每月固定的工作，KPI指标相关的工作，读书健身等自我提升行为
主动去做但短期随机：邀请朋友聚餐，打两把游戏
被动去做且短期随机：接待突然来访的客户，领导临时交办的工作
被动去做但长期稳定：例会，车辆保养
这种分类法的优势在于，凡是主动去做的事情，无论是随机的还是长期的，都需要我们提前去做好规划，确定目标，及时执行；而凡是长期稳定的事情，无论是主动被动，都需要进行时间管理，优化流程，提高效率。
我们可以用这种分类法进行工作总结，整理出自己的大部分时间都用在哪一方面，从而优化我们的时间管理。
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